Règlement intérieur d’Ubuntu-fr
Article préliminaire
Le présent règlement intérieur a pour objet de compléter les statuts de
l’association Ubuntu-fr en y précisant des modalités de fonctionnement ou toute autre
disposition sujette à modification fréquente. En cas de discordance, divergence ou
désaccord, ce sont les dispositions prévues dans les statuts qui prévalent.
Conformément aux statuts, la modification de ce règlement intérieur peut être
effectuée sur simple décision du Conseil d’administration. Toute modification devra être
notifiée à l’ensemble des membres de l’association et s’appliquera immédiatement.
Article 1 – Membre
Article 1.1 – Statut de membre
Pour devenir membre, la personne devra prendre connaissance des statuts et du
présent règlement intérieur de l’association, ainsi que remplir le formulaire de demande
d’adhésion. Ces documents sont disponibles sur le site web de l’association (ubuntu-
fr.org). Si la personne ne peut pas y avoir accès, elle pourra envoyer à l’adresse du siège
social de l’association (Cf. statuts) une demande d’adhésion accompagnée
obligatoirement des informations suivantes :
• nom et prénom ;
• date de naissance ;
• adresse électronique (de préférence) ou adresse postale complète.
Et facultativement :
• localité de résidence ;
• pseudonyme ;
• numéro de téléphone ;
• tout autre moyen de communication permettant de la joindre ;
• profession (ou activité) ;
• une description de ses centres d’intérêt ;
• les motivations qui la poussent à rejoindre l’association.
Le Conseil d’administration statue sur les demandes d’adhésions présentées. Le
résultat des demandes d’adhésions est communiqué par un courrier électronique (dans
le cas où l’adresse électronique est renseignée), ou par un courrier postal (dans le cas où
aucune adresse électronique valide n’a été renseignée).
Article 1.2 – Informations concernant les membres
Le membre s’engage à porter à la connaissance de l’association toute
modification portant sur son adresse postale, adresse électronique, numéro de
téléphone ou autres informations permettant de le contacter.
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux
fichiers et aux libertés, chaque membre dispose d’un droit d’accès et de rectification des
données le concernant auprès du Conseil d’administration de l’association.
Article 1.3 - Reconduction du statut de membre
Les adhésions sont valables douze mois, de date d’adhésion à date anniversaire.
Pour renouveler son adhésion, le membre dispose d’un délai d’un mois après la date
anniversaire de son adhésion pour affirmer son souhait, par voie électronique ou
postale, de rester adhérent de l’association. Le Conseil d’administration se réserve le
droit de refuser tout renouvellement d’adhésion, conformément aux statuts.
Au-delà de ce délai, le Conseil d’administration pourra acter, sans obligation de
justification ou de communication, de la perte du statut de membre de la personne.
Article 1.4 – Obligation des membres
Tout membre de l’association s’engage à respecter les statuts et le règlement
intérieur de l’association. Un membre, par ses actions ou ses déclarations, ne devra pas
entraîner un préjudice moral ou matériel à l’association. Tout manquement pourra
entraîner, conformément aux statuts, l’exclusion de l’adhérent.
Tout membre s’engage également à contribuer, de quelque manière que ce soit,
aux objectifs de l’association (cf. statuts).
Article 1.5 – Personnes morales
Toute personne morale désirant adhérer doit pouvoir se montrer en accord avec
l’objet et les valeurs de l’association Ubuntu-fr. La personne morale adhérente a le droit
d’utiliser son adhésion à l’association dans ses communications internes et externes.
Le seul engagement que l’association Ubuntu-fr prend envers une personne
morale est de faire figurer sur son site Web, sur un espace dédié, la qualité de membre
de cette dernière. La personne morale peut toutefois s’opposer à la publication de cette
information.
Chaque personne morale membre désignera une personne physique et
d’éventuels suppléants pour la représenter. Ces personnes physiques auront accès aux
outils destinés aux membres de l’association Ubuntu-fr. La demande d’adhésion de la
personne morale doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :
• raison sociale ;
• statut juridique ;
• n° SIRET ;
• adresse du siège social ;
• numéro de téléphone ;
• adresse de messagerie électronique ;
• identité et coordonnées des personnes référentes.
Article 2 – Représentation
Toute action effectuée au bénéfice de tiers au nom de l’association par l’un de
ses membres doit être préalablement autorisée par le Conseil d’administration. Si
l’action au nom de l’association est rétribuée, il ne peut donner lieu à rétribution
personnelle, l’association étant dans ce cas le seul bénéficiaire autorisé, par un
règlement transmis au trésorier.
Aucune prise de position publique ne peut se faire au nom de l’association par un
adhérent extérieur au Conseil d’administration, sans l’accord préalable du Conseil
d’administration.
Article 3 – Promotion du logiciel libre
Les quatre libertés fondamentales du Logiciel Libre :
• Utilisation : la liberté d’utiliser le logiciel, pour quelque usage que ce soit.
• Étude : la liberté d’étudier le fonctionnement du programme, et de l’adapter à vos
propres besoins. L’accès au code source est une condition pour tout ceci.
• Redistribution : la liberté de redistribuer des copies de façon à pouvoir aider votre
voisin.
• Modification : la liberté d’améliorer le programme, et de diffuser vos
améliorations au public, de façon à ce que l’ensemble de la communauté en tire
avantage. L’accès au code source est une condition pour tout ceci.
L’association a pour but de participer activement à ce formidable mouvement
basé sur le partage et l’accès à la connaissance.
Pour cela, l’association met en place des outils facilitant la documentation, la
promotion et l’entraide.
Article 4 – Remboursement des frais engagés
Les membres peuvent obtenir le remboursement de frais réels, justifiés et
engagés dans le cadre des activités de l’association. Si la dépense n’a pas été
préalablement approuvée par le Conseil d’administration, ce dernier se réserve le droit
de rejeter partiellement ou complètement ce remboursement.
Pour toute demande de remboursement, il est impératif d’établir une note de
frais mentionnant précisément l’objet de la dépense et la date à laquelle elle a été
engagée. Celle-ci devra être communiquée avec les originaux des justificatifs et/ou tout
document exigé par le Conseil d’administration.
Les frais engagés dans le cadre des activités de l’association pour le transport,
l’hébergement ou encore les repas sont également concernés par le présent article.
À titre pratique, il est admis que les dépenses afférentes à l’utilisation d’un
véhicule motorisé sont remboursables, dans les conditions énoncées ci-dessus et lorsque
la personne n’est pas en mesure de justifier du montant effectif des dépenses, sur
simple déclaration à hauteur maximale du barème kilométrique applicable aux frais
engagés dans le cadre d’une activité bénévole. Cette déclaration devra mentionner la
date, l’objet du déplacement, le nombre de kilomètres parcourus ainsi que le trajet
effectué.
Les membres disposent d’un délai d’un mois pour présenter les notes de frais.
Au-delà, le Conseil d’administration se réserve le droit de rejeter le remboursement. En
retour, le Conseil d’administration s’engage à traiter le remboursement dans un délai
raisonnable.
Article 5 – Vote électronique
Lorsque l’objet d’un vote est connu et fixé à l’avance, un vote électronique peut
être réalisé préalablement et en complément d’un vote physique. Ce vote électronique
devra donc être clos préalablement pour permettre un décompte des bulletins
électroniques. Les personnes ayant choisi le vote électronique ne peuvent participer au
vote physique (en étant présentes ou représentées).
Le nombre de votants pour les questions éventuelles de quorum est donc la
somme des nombres de bulletins électroniques et physiques.
Toute contestation soulevée sur la validité d’un vote électronique doit être
examinée et tranchée par le Conseil d’administration, avec consignation dans le compte-
rendu.
Le Conseil d’administration détermine en fonction des techniques et de la
réglementation du moment les procédures de vote électronique.
Article 6 – Modalités de candidature pour l’élection du
Conseil d’administration
Conformément aux statuts, le Conseil d’administration est élu sur liste au sein de
laquelle au moins deux personnes doivent être officiellement membres de la
communauté Ubuntu internationale (« Ubuntu Member »), la liste suivante faisant foi :
https://launchpad.net/~ubuntumembers/+members
La candidature doit être transmise au secrétaire de l’association au minimum 7
jours avant la réunion de l’Assemblée générale dont l’élection est à l’ordre du jour. Cette
candidature doit mentionner la liste précise des membres de la liste avec pour chacun
d’eux :
• nom ;
• prénom(s) ;
• date de naissance ;
• lieu de naissance ;
• nationalité ;
• profession ;
• adresse postale ;
• statut de membre de la communauté Ubuntu internationale.
Le Conseil d’administration est en charge d’annoncer la liste candidate aux
membres de l’association.
Le respect des règles statutaires et la diffusion de la liste de ses membres, tel
qu’indiqué ci-dessus, sont les seules conditions pour que la candidature soit valide.
Article 7 – Modalités de prise de décisions du Conseil
d’administration
Les décisions peuvent être prises dans le cadre d’une réunion du Conseil
d’administration ou en dehors de toute réunion.
Dans le cadre d’une réunion du Conseil d’administration, les décisions sont prises
à la majorité simple des voix.
En dehors d’une réunion, toute décision devant être prise doit être au préalable
notifiée à l’ensemble des membres du Conseil d’administration.
Les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées durant une
période de 48h. À l’issue de cette période ou dès lors que plus de 50% des voix se sont
exprimées dans le même sens, la décision est considérée comme validée.
En cas d’urgence, une décision peut être prise avec l’approbation de seulement
deux membres du Conseil d’administration si, toutefois, aucun autre administrateur ne
s’y oppose. Le caractère urgent d’une prise de décision est laissé à la libre appréciation
de la personne qui en est à l’origine. Néanmoins, l’aspect urgent d’une prise de décision
n’exempte pas de l’obligation de notification préalable à l’ensemble du Conseil
d’administration.
Le caractère urgent d’une décision ne saurait être utilisé pour une dépense dont
le montant est supérieur à 1 000 €.
Le Conseil d’administration a toute latitude pour engager les dépenses
courantes de l’association. Chaque administrateur peut engager, dans la limite de 100 €
sur 7 jours glissants, les dépenses qu’il juge utiles pour le bon fonctionnement de
l’association et ce, sans nécessiter une prise de décision. Au-delà de ce montant, une
prise de décision est nécessaire dans les modalités décrites ci-dessus.
Article 8 – Vacance d’un poste
En cas d’absence ou d’inactivité prolongée d’un membre du Conseil
d’administration, ce dernier peut acter de cette absence et, s’il y a lieu, de la vacance du
poste occupé. En conséquence et conformément aux statuts, le Conseil d’administration
peut pourvoir au remplacement provisoire de ses membres.
Article 9 – Groupes de travail
L’organisation de l’association se fait principalement à travers des groupes de
travail. Les groupes de travail sont chargés de mettre en œuvre les actions susceptibles
d’entrer dans l’objet de l’association.
Les groupes de travail sont mis en place par le Conseil d’administration qui en
nomme les responsables. Le responsable de chaque groupe a pour tâche de mettre en
place les moyens nécessaires au groupe, de diriger ses travaux, d’archiver les résultats
des travaux. De plus, un rapport régulier sur l’état d’avancement des travaux du groupe
doit être remis au Conseil d’administration, par le responsable du groupe. Les membres
de l’association faisant partie de groupes de travail ne sont tenus de faire des rapports
qu’au Conseil d’administration.
Tout membre de l’association peut proposer la création d’un nouveau groupe de
travail.
Tout membre de l’association peut demander à faire partie d’un ou plusieurs
groupes de travail. Pour cela, il doit s’adresser au responsable du groupe. Ce dernier
peut toutefois refuser, en le motivant, l’intégration du membre du groupe de travail en
question. Les membres de l’association sont fortement encouragés à participer à au
moins un groupe de travail.
Article 10 – Devoir de discrétion
Les membres de l’association sont tenus à l’obligation de discrétion s’agissant
des informations de nature purement privée ou interne à l’association dont ils ont
connaissance dans le cadre de leurs activités au sein de l’association.
Article 11 – Code de conduite
En complément de ce règlement intérieur, un code de conduite est établi. Ce
code de conduite s’applique, au même titre que ce présent règlement intérieur, pour
tout membre de l’association ainsi que toute personne prenant part à des activités.
Ce code de conduite est en annexe du présent règlement intérieur.
Validé par le Conseil d’administration le mardi 14 mars 2017.
Code de conduite d’Ubuntu-fr
Annexe au règlement intérieur
Communauté
Ubuntu c’est se montrer une humanité réciproque : le mot traduit l’essence
même d’être humain.
Nous voulons une communauté productive, heureuse et agile qui soit capable de
s’ouvrir à de nouvelles idées dans un domaine complexe, d’améliorer ses processus
années après années et d’encourager la collaboration entre des groupes avec différents
besoins, intérêts et talents.
Nous nous renforçons à travers la diversité et nous sollicitons la participation de
celles et ceux qui l’améliorent. Ce code de conduite permet de s’assurer que les
différents groupes collaborent à un bénéfice et une satisfaction mutuels. Nous
combattrons toute discrimination qui menacerait la participation d’une personne au
projet.
Le code de conduite guide notre comportement en public ou en privé, à chaque
fois que le projet est jugé à travers nos actes. Nous nous attendons à ce qu’il soit
respecté par toute personne qui représente le projet de façon officielle ou informelle,
revendique une affiliation au projet, ou y participe directement.
Nous nous efforçons à :
Être bienveillants
Notre travail sera utilisé par d’autres, et à notre tour nous dépendrons du travail
d’autres. Chacune de nos décisions impactera les utilisateurs et les collaborateurs, et
nous devons en tenir compte lorsque nous en prenons.
Être respectueux
Un désaccord n’excusera jamais un mauvais comportement. Nous travaillons
ensemble à résoudre les conflits, nous croyons aux bonnes intentions et nous nous
efforçons d’agir avec empathie. Nous ne tolérons pas que la frustration se transforme en
attaque personnelle. Une communauté dans laquelle les membres se sentent mal à l’aise
ou menacés n’est pas productive.
Être responsables de nos paroles et de nos actes
Nous pouvons tous faire des erreurs, et lorsque cela arrive, nous en prenons la
responsabilité. Si quelqu’un a été blessé ou offensé, nous sommes à son écoute, et nous
nous efforçons de réparer le préjudice.
Collaborer
Ce que nous produisons est un mélange complexe de nombreux éléments, c’est
l’aboutissement de nombreux rêves. La collaboration entre des groupes qui ont un
objectif et une vision différents est essentielle, pour que le tout soit plus qu’une simple
somme de ces éléments : chacun doit faire l’effort de comprendre le tout.
La collaboration réduit la redondance et améliore la qualité de notre travail. En
interne et en externe, nous encourageons une collaboration positive. À chaque fois que
cela est possible nous travaillons en étroite collaboration avec les projets à leur source
ainsi qu’avec d’autres communautés du logiciel libre pour coordonner nos efforts. Nous
préférons travailler dans la transparence et impliquer les personnes intéressées le plus
tôt possible.
Valoriser la capacité de décision, la clarté et le consensus
Les désaccords, qu’ils soient sociaux ou techniques, sont normaux, mais il ne
doivent pas persister et s’envenimer en laissant un doute sur la direction à suivre.
Nous attendons des participants au projet qu’ils résolvent leurs désaccords de
façon constructive. Quand ils ne le peuvent pas, les doléances seront transmises aux
structures compétentes qui désigneront des personnes habilitées à arbitrer et à orienter
vers une situation clarifiée.
Demander de l’aide en cas d’incertitude
Personne n’est parfait dans cette communauté. Poser des questions au plus tôt
évite de nombreux problèmes plus tard, les questions sont donc encouragées, elles
peuvent néanmoins être redirigées sur le forum approprié. Ceux qui répondent doivent
être réactifs et pertinents.
Savoir se retirer d’un projet
Si quelqu’un quitte ou se désengage du projet, nous demandons à ce qu’il le
fasse de manière à minimiser l’impact sur le projet. Il doit informer les autres qu’il s’en va
et a la responsabilité de s’assurer que d’autres pourront continuer là où il s’est arrêté.
Conduite de projet, autorité et responsabilité
Nous dirigeons tous par l’exemple, dans les débats comme dans les actions. Nous
encourageons les nouveaux participants à prendre la tête d’un projet, à prendre des
initiatives, et à expérimenter toute innovation qu’ils pensent être bénéfique au projet.
Tout le monde peut conduire un projet simplement par l’initiative, il est inutile
d’attendre une approbation lorsqu’une opportunité de diriger se présente.
Délégation de pouvoir
La responsabilité du projet commence par l’assemblée générale, qui attribue les
responsabilités spécifiques et les pouvoirs correspondant à un ensemble d’équipes, de
conseils et d’individus, en commençant par le Conseil d’administration (« CA »). Ce
conseil ou ses délégués représentatifs arbitreront tous les conflits.
Nous sommes une méritocratie, nous déléguons la prise de décision, la
gouvernance et la conduite de projets aux candidats les plus aptes et les plus engagés.
La confiance est mesurée
Les nominations aux conseils sont à la discrétion du Conseil d’administration ;
cependant le Conseil d’administration sollicitera la communauté avant de confirmer les
nominations.
La conduite d’un projet n’est pas une récompense, un droit, ou un titre. C’est un
privilège, une responsabilité et un mandat. Celle ou celui qui conduit conserve son
autorité tant qu’il conserve le soutien de ceux qui la lui ont attribué.
Nous privilégions la discussion, l’information et la capacité de décision
Nous réunissons les opinions, les données et les engagements des parties
concernées avant de prendre une décision. Nous comptons sur les personnes habilitées
pour aider les équipes à prendre des décisions dans des délais raisonnables, demander
des conseils ou être capable de trancher lorsque le consensus n’est pas trouvé, et
prendre la responsabilité de la mise en place.
La pire des décisions est l’absence de décision : une direction claire a une valeur
en soi. Parfois toutes les informations ne sont pas disponibles ou le consensus est
difficile à trouver. Une décision doit cependant être prise. La décision parfaite n’est pas
toujours garantie, nous préférons nous tromper, apprendre de nos erreurs et nous
tromper moins dans le futur plutôt que repousser une action indéfiniment.
Nous reconnaissons que le projet avance mieux lorsque nous faisons confiance à
l’équipe la plus proche du problème pour prendre une décision. Si une décision est prise
et que nous sommes en désaccord, nous pouvons discuter avec l’équipe concernée afin
de trouver un terrain d’entente ; si cela échoue, nous avons une structure gouvernante
qui est capable de revoir la décision. Enfin, si une décision a été prise par les personnes
qui en sont responsables et que la gouvernance du projet la soutient, elle sera validée.
Aucun d’entre nous ne s’attend à être d’accord avec toutes les décisions et nous
respectons profondément le désir de soutenir le projet et de participer à son
avancement même lorsque nous aurions préféré prendre une trajectoire différente.
Méritocratie ouverte
Nous invitons tout le monde, de toutes les entreprises, à participer à tous les
aspects du projet. Notre communauté est ouverte et toute responsabilité peut être
portée par n’importe quel contributeur qui fait preuve des compétences et des capacités
requises.
Travail d’équipe
Le principal objectif du meneur est la réussite de l’équipe.
« Un virtuose est jugé sur ses actes, un meneur est jugé sur les actes de son
équipe. » Un meneur sait quand agir et quand se retirer. Il sait quand déléguer le travail,
et quand en prendre la responsabilité.
Mérite
Un bon meneur ne cherche pas à être le centre d’attention, mais il met en valeur
les membres de l’équipe pour le travail qu’ils fournissent. Les meneurs peuvent être plus
visibles que les autres membres de l’équipe, les bons utilisent cette visibilité pour
souligner l’excellent travail des autres.
Courage et bienveillance
Conduire un projet nécessite parfois de prendre des décisions audacieuses qui
ne seront pas comprises par tout le monde, qui ne seront pas consensuelles ou
populaires. Nous accordons de l’importance au courage qu’il faut pour prendre de telles
décisions, parce qu’elles permettent au projet dans son ensemble d’avancer plus vite
qu’en attendant un consensus total. Néanmoins, l’audace demande de la bienveillance :
prenez des décisions audacieuses, mais faites le en considérant les défis qu’elles
engendrent pour les autres et travaillez à minimiser l’impact de celles-ci. Le fait
d’informer des changements et de leurs raisons de manière claire et le plus tôt possible
est aussi important que la mise en place en elle même.
Conflits d’intérêts
Nous attendons des personnes qui conduisent un projet qu’ils soient conscients
qu’ils peuvent faire face à des conflits dus à leur travail ou aux autres projets auxquels ils
participent, et de s’abstenir ou de déléguer les décisions qui pourraient être perçues
comme étant dans leur intérêt propre. Nous espérons que toute personne qui participe
au projet le fasse dans le but de rendre la vie plus facile à ses utilisateurs.
En cas de doute, demandez un deuxième avis. Il est très important de traiter les
cas de conflits d’intérêts apparents ; en tant que meneur assurez-vous que les décisions
sont crédibles même si elles doivent parfois être impopulaires, difficiles ou favorables
aux intérêts d’un groupe plutôt qu’un autre.
Ce code n’est ni exhaustif ni complet. Ce n’est pas un règlement, il a pour but de
définir notre compréhension commune en terme de collaboration, d’un environnement
et d’objectifs partagés. Nous espérons qu’il sera suivi dans l’esprit autant que dans la
lettre.
Ce texte est une légère adaptation du Ubuntu Code of Conduct v2.0. Cette
adaptation et la traduction qui la précède ont été réalisées par des bénévoles de
l’association Ubuntu-fr.
Le code de conduite d’Ubuntu-fr, comme le code de conduite d’Ubuntu, est mis à disposition
selon les termes de la Licence Creative Commons Attribution - Partage dans les Mêmes
Conditions 3.0
